Use-Case 5 (WS2) – Projektstatus Update

Für den Schritt 1 und die Verteilung an die verschiedenen PLs muss eine Datenbasis der PL vorliegen. Ich habe deshalb die Schritte unten am Beispiel einer XLS Datei mit den Namen der entsprechenden PL ergänzt.

Um die Schritte 5, 6, 7, 8 abzubilden, wird eine Vergleichsdatenbank benötigt. Diese kann sich in einer gesonderten Exceltabelle oder einer Datenbank befinden. Das Befüllen dieser Vergleichsdatenbank kann direkt in den Workflow mit eingebunden werden.

Da in diesem Workflow aber einerseits die Verteilung und danach die Prüfung durchlaufen wird, ist die Aufteilung in 2 Workflows notwendig.

• Workflow 5-A (Schritt 1, 2)
  • startet am vorletzten Tag des Monats um 22 Uhr
  • stellt die Dateien basierend auf der Liste der PL zur Verfügung
  • sendet eine E-Mail an die PL für die weitere Bearbeitung
• Workflow 5-B (Schritt 3 – 9)
  • startet am nächsten Tag der vereinbarten Rückmeldung für 3 Tage zu jeder vollen Stunde
  • prüft auf Änderungen
  • sendet ggf. E-Mail an PL falls nichts geändert wurde

Prozessschritte und Lösungsansatz

Workflow 5-A

Schritte	Bezeichnung	Software	Quelle / Zellenbezug	Beschreibung Prompt
0	Trigger	Power-Automate		Starte den Workflow am vorletzten Tag des aktuellen Montags um 22 Uhr
1	Lade die Übersicht der aktuellen Projektleiter	Onedrive	Projektleiteruebersicht.xlsx	Lade die Datei Projektleiteruebersicht.xls und erzeuge aus der Tabelle PL ein Array mit den Namen Projektleiter und den Feldern ID (Spalte A), Name (Spalte B) und E-Mailadresse (Spalte C)
2	Vorlage für Statusbericht	Onedrive	vorlage_psr.xlsx	Erzeuge basierend auf der Vorlage der Datei vorlage_psr.xlsx eine Kopie im Ordner Projektstatusabfrage für jeden Eintrag im Array Projektleiter und verwende als Dateiname die Information aus der Variable Projektleiter Feld „ID“_“Name“.xlsx
3	Aufforderung an PL zur Statusabgabe	Outlook		Sende eine E-Mail mit dem Hinweis auf die angelegte Datei und den Pfad. Verwende als E-Mail den Eintrag aus der Variable Projektleiter und das Feld E-Mail

Mit dem folgenden Prompt kann der entsprechende RPA Code generiert werden:

0.  Starte den Workflow am vorletzten Tag des aktuellen Montags um 22 Uhr
1.  Lade die Datei Projektleiteruebersicht.xls und erzeuge aus der Tabelle PL ein Array mit den Namen Projektleiter und den Feldern ID (Spalte A), Name (Spalte B ) und E-Mailadresse (Spalte C ) 
2.  Erzeuge basierend auf der Vorlage der Datei vorlage_psr.xlsx eine Kopie im Ordner Projektstatusabfrage für jeden Eintrag im Array Projektleiter und verwende als Dateiname die Information aus der Variable Projektleiter Feld "ID"_"Name".xlsx
3.  Sende eine E-Mail mit dem Hinweis auf die angelegte Datei und den Pfad. Verwende als E-Mail den Eintrag aus der Variable Projektleiter und das Feld E-Mail

Power-Automate erstellt daraufhin folgenden Ablauf:

der noch mit den notwendigen Details befüllt werden muss.

Workflow 5-B

Schritte	Bezeichnung	Software	Quelle / Zellenbezug	Beschreibung Prompt
0	Trigger	Power-Automate		Starte diesen Workflow immer an den ersten 3 Tagen im Monat zu jeder vollen Stunde.
1	Wurde der Bericht aktualisiert?	Onedrive		Prüfe die Dateien im Ordner Projektstatusabfrage, ob es eine Veränderung der Datei zur Datei vorlage_psr.xlsx gibt.
2	Inhaltliche Aktualisierungen erfolgt	Scriptprüfung		Inhaltliche, fachliche Anforderung muss für eine Scripterstellung detaillierter sein.
3	Abgleich mit Status davor	Scriptprüfung		Inhaltliche, fachliche Anforderung muss für eine Scripterstellung detaillierter sein.
4	Markiere was geändert wurde	Scriptprüfung		Inhaltliche, fachliche Anforderung muss für eine Scripterstellung detaillierter sein.
5	Info (Mail) an PL: hier wurde nicht geändert	Outlook		Sende eine E-Mail mit dem Hinweis auf die angelegte Datei und den Pfad. Verwende als E-Mail den Eintrag aus der Variable Projektleiter und das Feld E-Mail mit dem Bodytext, dass die Datei nicht geändert wurde
7	Erstelle eine Trend-Analyse	Scriptprüfung		Inhaltliche, fachliche Anforderung muss für eine Scripterstellung detaillierter sein.
8	Erstelle eine Portfolio Übersicht aus einzelnen Elementen	Scriptprüfung		Inhaltliche, fachliche Anforderung muss für eine Scripterstellung detaillierter sein.

In diesem Workflow würde als erste Prüfung eine Vergleichsprüfung der Vorlage mit der kopierten Version erfolgen. Sollte bereits hier keine Veränderung erkennbar sein, kann die E-Mail an den PL gesendet werden.

Als Basis für die E-Mailadresse, dient die Datei Projektleiterübersicht. Da die geprüfte Datei eine eindeutige ID hat, ist der Bezug zur E-Mailadresse für diese Datei herstellbar.

Die fachlichen Prüfungen für die inhaltlichen Prüfungen können hier über die Scripte durchgeführt werden. Diese werden online hinterlegt, sind jedoch spezifisch zur Datei oder einer evtl. Vergleichsauswertung (z.B. 2 SQL Abfragen, die als Quelle beide Dateien verwenden und das Ergebnis dann mit Wahr / Falsch zurück liefern).

Das gleiche gilt für die Trend-Analyse.

Es gibt aber auch einen einfachen Weg die Trend-Analyse und die Portfolioansicht zu erstellen und zwar mit der Nutzung der Power-Query. Dabei gibt es ein zentrales Dokument in dem die Auswertungen vorliegen und die Power-Query frägt die Daten der anderen Dokumente ab.

Eine kleine Einführung im Umgang der Power-Query findet Ihr hier PowerQuery

Kleiner historischer Ausblick

Das reine Bereitstellen von Dateien für unterschiedliche Personen konnte bereits mit Batch Dateien erledigt wird. Probiert einfach diesen Prompt in ChatGPT aus 😉

Erstelle mir ein Batchscript mit entsprechender Anleitung für folgenden Ablauf

1. Lege mir im Verzeichnis C:\projektabfrage\ einen Unterordner mit dem aktuellen Monatsnamen an 
2. Lade die Datei projektleiter.txt und setze die Werte ID, Name, E-Mail als eigene Variable 
3. Kopiere mir die Datei vorlage_psr.txt in das Verzeichnis und bennen diese in das Format ID_Name_Projektstatus.xlsx 
4. führe das so oft durch wie Einträge in der projektleiter.txt stehen