Dieser Use-Case ist auf dem PM-Forum 2024 im Workshop 2 entstanden und stellt den Ablauf des Auslesen von Daten aus unterschiedlichen Systemen und das Einspielen in Monday.com dar.
Dieser Use-Case kann leider wegen der Anbindung an BMD nicht mit Power-Automate durchgeführt werden. Es gibt aktuell zu BMD keinen Connector.
Jedoch könnte man mit dem manuellen Schritt „ERP-System BMD“ alle anderen Schritte in der Cloud durchführen.
Daher gibt es 2 Lösungsmöglichkeiten für diesen Use-Case:
| Lösungsvariante | Hinweis |
|---|---|
| Power-Automate Cloud | – Die Auswertung aus BMD muss manuell erzeugt und in einen Ordner in Onedrive zur Verfügung gestellt werden. – Alle restlichen Abläufe werden mit Power-Automate und einer direkten Anbindung Monday.com im Hintergrund durchgeführt. |
| Power-Automate Desktop | Power Automate Desktop simuliert die Eingaben und Änderungen in den Programmen BMD, Excel und auf der Webseite von Monday.com. |
Prozessschritte und Lösungsansatz
| Schritte | Bezeichnung | Software | Quelle / Zellenbezug | Automatisierung möglich? |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Programm Mondays Starten | Monday.com | Ja | |
| 2 | Nach Projekte oder PM filtern | Monday.com | Ja | |
| 3 | Terminplan öffnen | ERP BMD | ERP BMD | Ja |
| 4 | Termine exportieren | ERP BMD | ERP BMD | Ja |
| 5 | Termine nach Monday.com übertragen | Monday.com | ERP BMD | Ja |
| 6 | Projektkosten aus Excel filtern (Projektnummer) | Excel | Exportliste BMD | Ja |
| 7 | Ist-, Soll und Plankosten auslesen und eintragen | Excel | Tabelle Kosten | Ja |
| 8 | Bei Termin oder Kostenüberschreitung Mail senden | Outlook | Tabelle Kosten | Ja |
| 9 | Bei Termin oder Kostenüberschreitung Eintrag als Task in Monday.com anlegen | Monday.com | Tabelle Kosten | Ja |
Variante Power-Automate Cloud
Power-Automate hat einen Konnektor zur Monday.com, aber leider keinen zu BMD. Von daher müsste der Schritt des Exportes der Termine von BMD manuell erfolgen (oder über Power-Automate Desktop).
Für die Cloud wird ein Trigger für den Start benötigt. Ich bin hier von einen manuellen Start ausgegangen (=User klickt einen Button zum Start).
Der Konnektor von Monday.com ist hier sehr umfangreich:
Um sich einen ersten Eindruck davon zu verschaffen, nutzt gerne den folgenden Prompt in Copilot:
Erstelle ein Item in Monday.com basierend auf einer ExcellisteIhr erhaltet dann folgendes Ergebnis und könnt damit die ersten Versuche durchführen:
Variante Power-Automate Desktop
In diesem Ansatz steuert Power-Automate die entsprechenden Programme fern. Dafür müssen die Schritte im Aufzeichnungsmodus einmal durchgeführt werden. Eine kurze Einführung in Power-Automate Desktop findet Ihr hier.