Dieser Use-Case ist auf dem PM-Forum 2024 im Workshop 1 entstanden und stellt das Handling von übergreifenden Suchen dar.
Grundsätzlich hat M365 schon eine sehr gute kombinierte Suche in Verbindung mit Outlook, Sharepoint, Onedrive und Teams.
Jedoch wenn ein Suchergebnis übergreifend über viele Bereiche dargestellt werden soll, ist dies auf mehreren Wegen möglich.
Prozessschritte und Lösungsansatz
Suche im M365 Umfeld
M365 hat eine übergreifende Suche integriert. Diese ist unter https://www.microsoft365.com/search/ zu finden.
Hier kann direkt zwischen den Bereichen gewechselt werden.
Der Nachteil jeder Suche ist aber die fehlende vorherige Verschlagwortung. Diese kann automatisiert erfolgen. Ich persönlich nutze die Kategorien in Outlook und erstelle damit Suchcluster.
Die Suchordner Funktion in Outlook ist auch gerade für wiederkehrende Suchen sehr gut geeignet, da man nicht immer mühselig seine Suchkriterien nachbauen muss.
Suche in anderen Programmen
Es gibt 2 Ansätze auch diese Suchen in anderen Programmen durchzuführen:
Variante 1 – über Power-Automate mit Power-Apps
Power-Automate kann über die Konnektoren direkt Daten aus Jira, Miro, etc. ziehen. Im Grunde wäre das aber eine Lösung, die mit Power-Apps kombiniert wird.
Es ist nichts anderes als wenn man sich eine eigene App erstellt und diese dann in Teams einbindet. Kombiniert man hier jetzt noch die Microsoft Search, hat man eine Suchmaske für alles.
Die Power-Apps findet man unter diesen Link. Ein sehr gutes Einstiegstraining ist unter diesen Link zu finden.
Leider ist der Copilot für diese Art von App Konstruktion noch nicht sehr … „elegant“ 😉 Daher muss es „klassisch“ erstellt werden.
Anbei der Auszug der Konnektoren für Jira:
Variante 2 – über Power-Automate Desktop
Mit Power-Automate Desktop kann jede Software – die sich auf den Desktop befindet – fernbedient werden. Damit also auch die Suche nach Informationen.
Kleine Empfehlung noch am Rande …
Ich würde in diesem Use-Case etwas anders vorgehen. Und zwar würde ich eine Verschlagwortung und Suchdatenbank über alle angeschlossenen Systeme aufbauen. Damit kann die Suche wesentlich schneller durchgeführt werden.
Wo sich diese DB befindet (z.B. im M365 Umfeld oder anderswo) ist nicht entscheidend. Diese DB kann über Power-Automate befüllt werden.