Der Aufwand um ein Meeting vorzubereiten und durchzuführen ist enorm. Nur werden diese Aufwände oft nicht protokolliert und werden gerne in die Kategorie der EDA Aufwände geschoben, obwohl das ein Fehler ist.
In der Jahresbetrachtung ein enormer Aufwand
Schnelle Mitarbeiter:innen können die folgenden Schritte in 45 min durchführen, jedoch sind auch Zeiten von bis zu 2,5 h für Mitarbeiter:innen mit einer „ausbaufähigen Geschwindigkeit“ 😉 keine Seltenheit.
Betrachten wir die nachfolgenden Schritte genauer:
- Agenda wird erstellt
- Prüfung der bisherigen Termine
- Was kann verwendet werden
- Welche Unterlagen wurden bereits erarbeitet
- Klärung, ob Termin benötigt wird
- Abstimmung mit den notwendigen Kreisen, ob der Termin mit dem Feedback aus den bisherigen Termin noch notwendig ist
- Ermittlung des notwendigen Personenkreises und Ermittlung freier Terminslots
- Wer ist wichtig für diesen Termin
- Wann können diese Personen
- Wann ist der beste Slot für die Abstimmung
- Letzte Optimierungen der Agenda mit Aufgabenverteilung und Versendung an die ausgewählten Personen
- Auf Basis des Personenkreises werden Optimierungen durchgeführt und Aufgaben in der Agenda verteilt
- Teilnehmer:innen sagen zu/ab/oder keine Rückmeldung
- Nachhalten der Zu-/Absagen der Teilnehmer:innen
- Anrufen und/oder E-Mails senden, ob die wichtigen Teilnehmer:innen nun teilnehmen können
- Protokoll und Aufgaben werden im Termin abgestimmt
- Das Protokoll wird im Termin auf Basis der Agenda erstellt
- Teilnehmer:innen bestätigen das Protokoll
- Protokoll wird versendet
- Protokoll wird als PDF konvertiert
- PDF wird per E-Mail versendet (Anhang oder Link je nach Projektvereinbarung)
- PDF im Projektshare abgelegt
- E-Mail mit PDF wird archiviert
Angenommen pro Tag werden 2 Termine erstellt und das bei 5 Tagen pro Woche bei 46 Arbeitswochen (Urlaub, Feiertage, Ø Krankheitstage bereits abgezogen) -> somit ergibt das bei einem Mittelwert der beiden Bearbeitungsgeschwindigkeiten von 1,62 h pro Termin einen Jahreswert von 93,15 Tagen nur für die Bearbeitung von Terminen.
Aber keine Sorge, es gibt sehr viele Automatisierungsmöglichkeiten, vor allem in Bezug der einzelnen Punkte. Ich greife hier nun 2 Beispiele exemplarisch heraus.
Agenda und der Übergang zum erstellten Protokoll
Wichtig ist hier die Nutzung einer gleichen Form der Agenda. Ich persönlich nutze gerne diese Variante:
Der Vorteil ist hier, dass die Agenda und die Ziele des Termins genau definiert werden. Des Weiteren kann über ein Makro direkt die Spalte und Zeile für die betreffenden Punkte ausgelesen werden.
Eine kopierfähige Variante findet ihr hier:
Agenda
| Pos | Thema | Wer | ||
|---|---|---|---|---|
Ziele des Termins
| Pos | Ziele |
|---|---|
Wenn die Agenda über die Schnellbausteinfunktion genutzt wird, ist hier bereits die erste spürbare zeitliche Einsparung erkennbar.
Ist die Agenda nun erstellt, kann über das Makro bei der Protokollerstellung entweder eine neue Mail basierend auf der Einladung mit der Agenda oder direkt als Word-Dokument erstellt werden.
Das Makro zieht dabei die nachfolgenden Termine aus der Einladung und schreibt diese direkt in das Worddokument:
Über diesen Weg kann eine Protokollvorlage schon bereits bei der Anlage des Termins generiert werden. Dafür können mehrere Wege genutzt werden. Als Beispiel führe ich hier den Weg über ein RPA Script und über ein Outlook Makro auf.
Ein einfaches Beispiel mit der Generierung der Protokollmail
In dem folgenden Beispiel wird die Tabelle aus der Einladung verwendet und die Felder Art und Termin in einer neuen E-Mail ergänzt und geöffnet. Die Ergebnisse können damit direkt im Termin eingetragen werden.
ChatGPT ist hier unser Freund und mit folgenden Prompt wird das Script für die Erstellung generiert:
Erstelle mir bitte ein VBA Script für Outlook das folgende Schritte für einem markierten Termin durchführt:
1. Erstelle eine neue Mail
2. Füge alle Teilnehmer des Termins als Empfänger hinzu
3. Kopiere die erste Tabelle aus dem Termin in die Mail
4. Ergänze in der ersten Zeile in der Spalte 3 das Wort Art
5. Ergänze in der ersten Zeile in der Spalte 5 das Wort Datum
6. Bringe die Mail in den Vordergrund
Erstelle mir bitte noch eine Anleitung wie ich das Script einbinde.Warum jetzt nicht ChatGPT oder MS Copilot nutzen?
Es gibt hier die Möglichkeit sich über die Transkriptingfunktion von Outlook auch ein Verlaufsprotokoll generieren zu lassen, bzw. sich dieses auf die wesentlichen Punkte minieren zu lassen.
MS-Copilot und auch ChatGPT leisten hier gute Arbeit. Der Nachteil daran ist aber das ein Protokoll oft auch eine eigene Sprache verwendet, die bestimmte Dinge stärker hervorheben möchte und andere wiederum nicht.
Das könnte man mit den entsprechenden Prompts auch in den o.g. Tools. Nur bis das Protokoll dann dem entspricht, was man sich vorstellt, hat man das Protokoll bereits mehrfach selbst erstellt, da hier einfach sehr viel subjektives und vor allem erfahrungsbedingtes Wissen beinhaltet ist.
Variante mit Power-Automate in der Cloud
Mit Power-Automate können direkt automatisiert nach der Erstellung des Termins Aktionen durchgeführt werden. Als Bespiel folgender Ablauf:
Dieses RPA (Robotic Process Automation) Script kann z.B. über MS Copilot direkt erstellt werden.