Effizienz und Transparenz in der Projektsteuerung mit Microsoft-Tools
Projektmanagement wird immer datengetriebener: Unterschiedliche Informationsquellen, vielfältige Aufgaben und dein Wunsch nach Transparenz stellen dich und dein Team vor große Herausforderungen. Ein maßgeschneidertes Dashboard, das mehrere Datenquellen integriert, verschafft dir Übersicht und erleichtert die Steuerung. Excel in Kombination mit Power Query ist eine leistungsstarke, flexible und kosteneffiziente Lösung, die sowohl für Einsteiger*innen als auch für erfahrene Projektleiter*innen geeignet ist.
Beispiel: Zwei Datenquellen für dein integriertes Dashboard
Stell dir vor, du möchtest ein Projektmanagement-Dashboard erstellen, das Daten aus verschiedenen Bereichen zusammenführt. In unserem Szenario nutzt du zwei typische Datenquellen:
- Tickets aus dem Ticketsystem: Hier werden Aufgaben, Fehler (Bugs) und Umsetzungspunkte dokumentiert und verwaltet.
- Budgetdaten aus dem Finanzbuchhaltungssystem: Diese Daten liefern dir Einblicke in geplante und tatsächlich ausgegebene Mittel für einzelne Projekte, Teilprojekte oder Aufgaben.
So funktioniert die Zusammenführung
Mit Power Query importierst du zunächst beide Datenquellen separat in Excel. Zum Beispiel exportierst du die aktuellen Tickets als Excel- oder CSV-Datei aus deinem Ticketsystem und die Budgetübersicht aus deiner Finanzbuchhaltungssoftware. Power Query ermöglicht dir danach, die Daten einzulesen, zu bereinigen und zu transformieren.
Anschließend kannst du die beiden Tabellen über gemeinsame Merkmale – zum Beispiel die Projekt- oder Aufgaben-ID – miteinander verknüpfen. So erhältst du eine umfassende Sicht auf den Status aller Aufgaben und ihren finanziellen Rahmen.
- Offene Tickets oder kritische Fehler werden für dich direkt im Dashboard sichtbar.
- Das verfügbare Budget sowie bereits getätigte Ausgaben werden automatisch gegenübergestellt.
- Abweichungen oder Engpässe erkennst du frühzeitig.
Visualisierung und Download des Beispieldashboards
Im Dashboard werden die wichtigsten Kennzahlen anschaulich und übersichtlich dargestellt, zum Beispiel:
- Anzahl offener, erledigter oder kritischer Tickets pro Projekt
- Verbrauchtes und restliches Budget auf einen Blick
- Warnhinweise bei Budgetüberschreitung oder nicht bearbeiteten Aufgaben
Eine Beispieldatei mit diesem integrierten Dashboard steht dir zum Download zur Verfügung. Mit wenigen Klicks kannst du eigene Daten einbinden und das Dashboard individuell an deine Bedürfnisse anpassen.
So gehst du vor:
- Datenexport: Exportiere die aktuellen Tickets und Budgetdaten als Excel- oder CSV-Dateien.
- Datenimport mit Power Query: Öffne die Beispieldatei, gehe auf „Daten“ > „Abfragen und Verbindungen“ und wähle deine eigenen Dateien aus.
- Daten aktualisieren: Die Zusammenführung und Visualisierung erfolgt automatisch – die wichtigsten Kennzahlen stehen dir sofort zur Verfügung.
Vorteile dieser Methode
- Zentrale Übersicht über Projektfortschritt und Budget
- Automatisierte Datenintegration ohne manuelle Doppelarbeit
- Frühzeitiges Erkennen von Abweichungen und Risiken
Fazit
Mit Excel und Power Query kannst du ein Projektmanagement-Dashboard erstellen, das verschiedene relevante Datenquellen nahtlos integriert. Das sorgt für maximale Transparenz, erleichtert die Kommunikation im Team und unterstützt dich dabei, Projekte im Zeit- und Budgetrahmen erfolgreich umzusetzen. Lade das Beispieldashboard herunter und erlebe die Vorteile selbst!