Use-Case 7 (WS2) MS Project und PSP mit Jira

Leider bietet MS-Project noch nicht so umfangreiche RPA Funktionen an. Jedoch gibt es Möglichkeiten mit den bestehenden Importfunktionen, ergänzt durch Makros.

Prozessschritte und Lösungsansatz

Use Case 7 | 1 – PSP in MS Project automatisiert erstellen

Grundsätzlich bietet MS-Project sehr viele gute Importfunktionen an. Wichtig dabei ist jedoch, dass die Spalten im Project die gleichen wie in der XLS sind. Dann ist ein Copy & Paste kein Problem.

Sollte jetzt noch in der XLS Datei eine komplett andere Struktur vorhanden sein (weil zusätzliche Informationen dort gepflegt werden), ist dies auch kein Problem. Hier nutzt man die Power-Query in Excel für die Importdarstellung in Project und erzeugt ein eigenes Tabellenblatt, das sich selbstständig aktualisiert.

Angenommen die aktuellen Tasks sind aber in der XLS und nicht in der MPP Datei, dann wird es schwierig. Hier hilft aber ein kleines Makro, das die Tasks synchronisiert.

Dafür wird ein zusätzliches Feld in Project für die ID des Tasks aus Excel als Verknüpfungsfeld verwendet. Dies muss vorher in MS-Project angelegt werden.

Der Prompt für die Generierung des Makros in ChatGPT würde hier lauten:

Erzeuge mir ein VBA Script für Excel das in der aktuell geöffneten Project Datei die nachfolgenden Information übermittelt. Erstelle mir zusätzlich einen Anleitung wie ich es einfügen kann.

1. Kopiere die Inhalte der Spalten A (Vorgangsname), B(Ressourcenanme), C(Excel-ID) in die entsprechenden MS-Project Spalten

Das erzeugte Script wäre wie folgt:

Sub ExportToProject()
    Dim projApp As Object
    Dim proj As Object
    Dim ws As Worksheet
    Dim lastRow As Long
    Dim i As Long
    Dim task As Object
    Dim resourceName As String
    Dim excelID As String

    ' Setze das Arbeitsblatt
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets(1) ' Anpassen, falls ein anderes Blatt verwendet werden soll

    ' Erstelle eine Instanz von MS Project
    On Error Resume Next
    Set projApp = GetObject(, "MSProject.Application")
    If projApp Is Nothing Then
        Set projApp = CreateObject("MSProject.Application")
    End If
    On Error GoTo 0

    ' Setze die aktuell geöffnete Project Datei
    Set proj = projApp.ActiveProject

    ' Finde die letzte Zeile mit Daten in Spalte A
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

    ' Durchlaufe die Excel-Daten und füge Vorgänge und Ressourcen in MS Project hinzu
    For i = 2 To lastRow ' Annahme: Die Daten beginnen in Zeile 2
        ' Füge einen neuen Vorgang hinzu
        Set task = proj.Tasks.Add(Name:=ws.Cells(i, 1).Value)
        
        ' Weise die Ressource zu, falls vorhanden
        resourceName = ws.Cells(i, 2).Value
        If resourceName <> "" Then
            On Error Resume Next
            ' Überprüfe, ob die Ressource bereits existiert
            If proj.Resources.Count > 0 Then
                Set res = proj.Resources(resourceName)
                If res Is Nothing Then
                    Set res = proj.Resources.Add(Name:=resourceName)
                End If
            Else
                Set res = proj.Resources.Add(Name:=resourceName)
            End If
            On Error GoTo 0
            task.ResourceNames = resourceName
        End If
        
        ' Füge die Excel-ID hinzu
        excelID = ws.Cells(i, 3).Value
        task.Text1 = excelID ' Annahme: Das Custom Field für Excel-ID ist Text1
    Next i

    ' Mache Project sichtbar
    projApp.Visible = True

    ' Aufräumen
    Set projApp = Nothing
    Set proj = Nothing
    Set task = Nothing

    MsgBox "Daten wurden erfolgreich nach MS Project exportiert!", vbInformation
End Sub

Use Case 7 | 2 – Aufgabenlisten auf Basis eines Auftragsmanagementsystems erstellen

Power-Automate hat einen direkten Konnektor für Jira und damit sind sehr umfangreiche Funktionen möglich:

Die Verwendung von Copilot ist leider bei Premiumfunktionen wie dem Jira Konnektor noch nicht so … „elegant“… von daher ist es der beste Weg sich die Vorlagen anzusehen und sich damit dem Verständnis des Zusammenspiels von Power-Automate und Jira zu widmen (Jira Vorlagen in Power-Automate).

Use Case 7 | 3 – Aufträge im Auftragsmanagementsystem auf Basis PSP erstellen

Dieser Case ist im Grunde eine Kombination aus mehreren Techniken:

Schritt	Bezeichnung	Automatisierung	Info
1	PSP in Tabellenformat erstellen	Bedingt	Copilot oder ChatGPT können bei der Erstellung des PSPs helfen, jedoch ist die manuelle Überprüfung notwendig.
2	MS Project PSP generieren	Bedingt	Die Überführung von XLS nach MPP ist mit dem Makro möglich. Je nachdem wie gut die Abläufe vereinheitlicht sind, ist auch der entsprechende Automatisierungsgrad. Ist es jedoch notwendig, dass noch Änderungen im Project vorgenommen werden müssen, muss dies manuell erfolgen.
3	MS Project PSP exportieren	Nein	Der Export in XLS aus dem Project muss einmal angestoßen werden. Aus dieser Datei bedient sich dann Power-Automate für den Jira Import.
4	Jira Aufträge automatisiert im Backlog anlegen	Ja	Auf Basis der Exportdatei, kann über Power-Automate direkt Jira befüllt werden.
5	Sprint anhand Prioritäten & Verfügbarkeiten befüllen	Bedingt	Wenn der Ressourcenkalender gepflegt und die Tasks mit notwendigen Skills hinterlegt sind, kann auf dieser Basis eine Sprint Planung automatisiert erfolgen. Dafür müssen aber sehr viele Rahmendaten vorhanden und aktuell sein.
6	Auftrag wird in Jira aktualisiert	Nein	Manueller Vorgang
7	Aktualisierung wird mit Project geprüft	Ja	Die Prüfung erfolgt auf Basis der letzten exportieren Planung mit Power-Automate und kann die Veränderungen aufzeigen und daraus Aktionen ansteuern. In diesem Falle würde bei einer Verspätung eine E-Mail an PL über Power-Automate versendet.
8	Tägliche Übersicht der Aufträge	Ja .. aber …	Dies kann mit Power-Automate geschehen, aber so eine Funktion gibt es auch in Jira…