Beispiel Scope-Statement nach Anpassungen
Scope Statement
Projekt „Echo – Optimierung von Verwaltungsprozessen“
Mustertrans GmbH
1. Projektziel(e)
Ziel des Projekts Echo ist die strukturierte Analyse und konzeptionelle Optimierung ausgewählter Verwaltungsprozesse der Mustertrans GmbH, um eine belastbare Entscheidungsgrundlage für Standardisierung, Digitalisierung und die geplante ERP-Umstellung zu schaffen.
Die operativen Projektziele sind:
- Schaffung von Transparenz
Einheitliche und nachvollziehbare Darstellung der relevanten Verwaltungsprozesse einschließlich Schnittstellen, Abhängigkeiten und Medienbrüche. - Identifikation von Effizienz- und Standardisierungspotenzialen
Systematische Identifikation von Engpässen, Redundanzen und nicht wertschöpfenden Tätigkeiten in den Verwaltungsprozessen. - Sicherstellung der ERP-Readiness
Fachlich-organisatorische Bewertung der Prozesse im Hinblick auf eine spätere ERP-Umstellung (Projekt Charly), ohne technische oder systemische Vorfestlegungen. - Erhöhung der Entscheidungsfähigkeit des Managements
Bereitstellung klar priorisierter Handlungsoptionen als Grundlage für Management- und Lenkungsausschussentscheidungen.
Die Projektziele sind bewusst lösungsneutral formuliert; Umsetzungs- oder Systementscheidungen sind nicht Bestandteil dieses Projekts.
2. Projektumfang (In Scope)
Das Projekt umfasst ausschließlich analytische und konzeptionelle Leistungen im Bereich der Verwaltungsprozesse.
2.1 Fachlicher Umfang
In Scope sind insbesondere:
- Aufnahme und Dokumentation der Ist-Verwaltungsprozesse, insbesondere in:
- Finanzen & Buchhaltung
- Personalwesen (administrative Prozesse)
- Vertrieb & Marketing (administrative und unterstützende Prozesse)
- Analyse der prozessualen Schnittstellen zwischen Verwaltungsbereichen sowie zur IT
- Identifikation von:
- Medienbrüchen
- Redundanzen
- organisatorischen und projektbezogenen Abhängigkeiten
- Ableitung von Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzialen (konzeptionell)
- Durchführung einer ERP-Readiness-Analyse auf fachlich-organisatorischer Ebene
2.2 Organisatorischer und zeitlicher Rahmen
- Fokus auf die Verwaltungsorganisation der deutschen Standorte
- Durchführung primär in der Analysephase Januar bis Februar 2026
- Berücksichtigung eingeschränkter Verfügbarkeiten in Q1 (Geschäftsführung, FiBu, HR)
- Inhaltliche Abstimmung mit parallelen Transformationsprojekten ohne operative Eingriffe
3. Abgrenzung (Out of Scope)
3.1 Inhaltliche Abgrenzung
Explizit nicht Bestandteil des Projekts sind:
- Umsetzung oder Implementierung von:
- IT-Systemen
- ERP-Lösungen oder ERP-Modulen
- Automatisierungs- oder Workflow-Tools
- Erstellung technischer Detailkonzepte oder Systemarchitekturen
- Verarbeitung oder Analyse personenbezogener Daten, insbesondere:
- Gehaltsdaten
- individuelle Leistungs- oder Personalkennzahlen
- Analyse oder Optimierung von:
- Produktionsprozessen
- Logistik- und Fertigungsabläufen
3.2 Abgrenzung zu Parallelprojekten
- Projekt Alpha: IT-Infrastruktur (nicht Bestandteil von Echo)
- Projekt Beta: Personal- und Kompetenzentwicklung (nicht Bestandteil von Echo)
- Projekt Charly: ERP-Auswahl, -Implementierung und -Rollout (nicht Bestandteil von Echo)
Projekt Echo liefert ausschließlich fachliche Analysen und Entscheidungsgrundlagen.
4. Lieferobjekte (Deliverables)
Die folgenden überprüfbaren Deliverables werden erstellt:
- Dokumentierte Prozesslandkarte Verwaltung (Ist)
Einheitlich modelliert, inkl. Schnittstellen und Abhängigkeiten - Engpass- und Schwachstellenanalyse
Qualitative Bewertung der identifizierten Problembereiche - ERP-Readiness-Bewertung
Fachlich-organisatorische Bewertung der Prozesse - Priorisierte Maßnahmen- und Handlungsoptionenliste
Nutzen-/Komplexitätsabschätzung ohne Umsetzungsentscheidung - Management-Summary / Entscheidungsunterlage
Verdichtete, steuerungsrelevante Darstellung für den Lenkungsausschuss
5. Annahmen & Restriktionen
5.1 Annahmen
- Aktives Sponsoring durch die Geschäftsführung
- Benannte Prozesseigner in den Verwaltungsbereichen
- Punktuelle Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen für Interviews und Workshops
- Vorhandene Zielvereinbarungen auf Abteilungsebene
5.2 Restriktionen
- Stark eingeschränkte Verfügbarkeit zentraler Funktionen in Q1
- Begrenzte IT-Kapazitäten aufgrund paralleler Projekte
- Keine zusätzlichen personellen Ressourcen
- Fixierter Analysezeitraum ohne Verlängerung
6. Erfolgs- und Abnahmekriterien (High Level)
Der Scope des Projekts Echo gilt als erfüllt, wenn die folgenden Kriterien vollständig erreicht sind:
6.1 Vollständige Abdeckung der Prüfmenge
Alle 156 identifizierten Verwaltungsprozesse gemäß QS-Auswertung sind als verbindliche Prüfmenge:
- vollständig erfasst,
- strukturiert dokumentiert und
- eindeutig einem Prozesseigner zugeordnet.
6.2 Prozess- und Schnittstellentransparenz
Für die gesamte Prüfmenge liegen konsistente und nachvollziehbare Prozessdarstellungen inkl.:
- relevanter Schnittstellen,
- Medienbrüche und
- Abhängigkeiten zu Organisation und IT
vor.
6.3 Engpass- und Schwachstellenbewertung
Für alle bewertungsrelevanten Prozesse sind:
- Engpässe,
- Redundanzen und
- organisatorische bzw. systemische Schwachstellen
identifiziert und dokumentiert.
6.4 ERP-Readiness auf Prozessebene (erweitert)
Die 156 Verwaltungsprozesse sind hinsichtlich ihrer Eignung für eine spätere ERP-Umstellung bewertet.
Die Bewertung erfolgt entlang folgender Dimensionen:
- Strategie & Ziele
(ERP-Zielklarheit, Business-Case-Logik, Governance) - Prozesse
(Dokumentation, Standardisierung, End-to-End-Sicht) - Organisation & Change
(Top-Management-Support, Change-Team, Schulungsplanung – konzeptionell) - Technologie & Daten
(IT-Architektur-Fähigkeit, Schnittstellen, Datenqualität, Infrastruktur – ohne Detailkonzeption) - Projektmanagement
(Methodik, Ressourcen, Risiko- und Stakeholdermanagement)
Die Bewertung erfolgt anhand eines einheitlichen Reifegradmodells (1–5):
- Ad hoc – keine klare ERP-Strategie, Prozesse nicht dokumentiert
- Wiederholbar – erste Dokumentation, grobe Ziele, begrenztes Vorgehen
- Definiert – klare Ziele, standardisierte Kernprozesse, definiertes Projekt- und Change-Vorgehen
- Gesteuert – Kennzahlen, systematisches Risiko- und Stakeholdermanagement
- Optimierend – kontinuierliche Verbesserung, KPI-basierte Optimierung
6.5 Managementtaugliche Entscheidungsgrundlagen
Die Ergebnisse ermöglichen:
- klare Priorisierung von Folgeinitiativen,
- fundierte Vorbereitung des Projekts Charly,
- transparente Abgrenzung von Umsetzungsentscheidungen.
6.6 Scope-Konformität
Es wurden ausschließlich die definierten Analyse- und Konzeptionsleistungen erbracht.
Insbesondere erfolgten keine:
- Umsetzungen,
- Systementscheidungen,
- technischen Detailkonzepte oder
- personenbezogenen Auswertungen.