Prompt – Einführung einer ERP Software
Simuliere die Einführung einer ERP-Software in einem mittelständischen Unternehmen.
Berücksichtige dabei folgende Punkte:
Ressourcenlage:
Aktueller Stand der verfügbaren personellen und finanziellen Ressourcen.
Zielvorgaben und Umsatzziele:
Welche Ziele sind aktuell gesetzt?
Wie hoch ist deren Erreichungswahrscheinlichkeit unter Berücksichtigung der ERP-Einführung?
Kostenbetrachtung:
Interne Personalkosten für das Projekt, einzeln aufgelistet.
Stakeholder-Analyse:
Liste namentlich (fiktiv) alle Schlüsselpersonen im Unternehmen, die als Promotoren oder Opponenten auftreten können.
Bewerte jede Person hinsichtlich ihres Einflusses, ihrer Haltung und begründe, warum du sie in die jeweilige Rolle einordnest.
Zielanpassung:
Schlage eine realistische Anpassung der Zielvorgaben (z. B. Umsatz, Effizienz, Implementierungszeit) vor, um das Projekt realistisch planbar zu machen.
Kosten-Nutzen-Abgleich:
Berechne die Mehr- oder Minderkosten der ERP-Einführung, wenn die Zielerreichung nur zu 25 % gelingt.
Stelle diese Kosten ins Verhältnis zu einem variablen Gehaltsanteil von 25 % des geplanten Zielgehalts der betroffenen Mitarbeiter.
Ziel: Eine realistische Projektbewertung mit Handlungsempfehlung, ob und wie das Projekt unter den gegebenen Bedingungen gestartet werden sollte.Ausgabe des GPT
Hier folgt eine strukturierte und realistische Simulation zur Einführung einer ERP-Software bei der Mustertrans GmbH.
1. Ressourcenlage
Personell:
- Die IT-Abteilung ist durch Projekt Alpha bereits stark eingebunden.
- Projekt Charly (ERP-Einführung) soll am 01.10.2025 starten – die IT wird mit 75 % Auslastung involviert sein.
- Weitere Abteilungen (F&E, Produktion, Vertrieb, HR etc.) haben während Messen, Betriebsurlauben und Steuerzeiten eingeschränkte Verfügbarkeiten.
Finanziell:
- Es bestehen bereits zwei laufende Transformationsprojekte mit hoher Budgetbindung (Alpha & Beta).
- Das Verwaltungsgebäude ist renovierungsbedürftig, was zusätzlichen Finanzbedarf bedeutet.
2. Zielvorgaben und Umsatzziele
Ziele laut „Ziele_2025.xlsx“ (ausgewertet):
- Umsatzsteigerung von 15 %
- Effizienzsteigerung in Produktion und Logistik um 10 %
- Einführung eines durchgängigen Berichtssystems
Realistische Zielerreichung unter ERP-Einführung:
- Kurzfristig (2025–2026) sinkt die Zielerreichungswahrscheinlichkeit auf ca. 40–60 % wegen Ressourcenkonflikten.
- Mittel- bis langfristig (ab 2027) realistische Erreichbarkeit bei 80–90 %.
3. Kostenbetrachtung – interne Personalkosten
Ausgehend von internen Daten wurden geschätzte Projektpersonalkosten extrahiert:
| Abteilung | Anteil FTE | Projektstunden p.a. | Stundensatz (€) | Gesamtkosten p.a. (€) |
|---|---|---|---|---|
| IT | 0,75 | 1.400 | 70 | 98.000 |
| HR | 0,25 | 500 | 65 | 32.500 |
| Produktion | 0,10 | 200 | 55 | 11.000 |
| Vertrieb/Marketing | 0,15 | 300 | 60 | 18.000 |
| Projektleitung | 1,00 | 1.600 | 75 | 120.000 |
| Summe | — | — | — | 279.500 |
4. Stakeholder-Analyse (fiktive Namen)
| Name | Rolle | Einfluss | Haltung | Begründung |
|---|---|---|---|---|
| Max Schuster | Geschäftsführer | Hoch | Neutral | Stark eingebunden in Steuerperioden, wenig operativer Fokus auf IT |
| Lisa Berger | IT-Leitung | Sehr hoch | Promotor | Treiberin von Projekt Alpha, sieht ERP als logische Fortsetzung |
| Dr. Theo Klein | Produktionsleiter | Mittel | Skeptisch | Sorge um Produktionsausfälle bei Systemwechsel |
| Julia Neumann | HR-Leitung | Hoch | Ambivalent | Bereits belastet durch Projekt Beta |
| Leonie Sauer | Controlling | Mittel | Promotor | Erkennt Vorteile im Berichtswesen |
| Tom Fischer | Vertriebsleiter | Mittel | Opponent | Befürchtet Kundenverluste durch interne Ablenkung |
| Markus Lindner | Projektleiter | Hoch | Promotor | Engagiert, hohe Transformationskompetenz |
5. Zielanpassung
Empfohlene Anpassungen:
- Umsatzwachstum auf +8 % senken (ab 2026)
- ERP-Implementierung nicht vorziehen: Start Q4/2025, Abschluss erst Ende 2027
- Ressourcenplanung mit 0,5 FTE zusätzlich für Projektkoordination
6. Kosten-Nutzen-Abgleich bei 25 % Zielerreichung
Angenommene Einspar- und Effizienzpotenziale bei 100 % Zielerreichung: 400.000 €/Jahr
Bei 25 % Zielerreichung: 100.000 €/Jahr Einsparung
Projektkosten pro Jahr: 279.500 €
Verlust/Nutzen-Abgleich:
- Nettonutzen: –179.500 € (Verlust)
Gehaltsbonus-Simulation:
- Variable Gehaltsanteile (25 % eines Ø Zielgehalts von 80.000 € bei 10 betroffenen MA): 200.000 €
Fazit:
Der potenzielle Verlust von 179.500 € ist nahezu so hoch wie der variable Gehaltsbonus. Eine Fehlinvestition würde unmittelbare Motivations- und Bindungskosten nach sich ziehen.
7. Handlungsempfehlung
Projektstart Ja – aber unter Bedingungen:
- Frühzeitige Synchronisierung mit Projekt Alpha & Beta
- Einstellung eines externen ERP-Spezialisten zur Entlastung der internen IT
- Pilotbereich-Implementierung (z. B. nur Logistik) bis Q2/2026
- Einbindung aller Schlüsselpersonen in partizipative Steuerungsgruppe
Go-Decision: Bedingt starten, klar priorisieren, entlasten.
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