Liste offener Punkte – LOP

Die Liste der offenen Punkte ist immer ein großes Diskussionsthema. Es fließen sehr viele Aufwände in die Pflege und das Nachhalten dieser Tätigkeit ein und diese Tätigkeiten werden leider sehr oft unterschätzt.

Nehmen wir als Beispiel nur die Tätigkeit der Abfrage des Status und die notwendigen Schritte:

Schritte und deren Automatisierungsmöglichkeiten

Betrachtet man nun die Schritte bzw. den Einzelaufwand der pro Software durchgeführt werden muss, kann man auch direkt bewerten, ob dieser Schritt automatisierbar ist.

Schritt	Software	Tätigkeit	Aufwand	Automatisierbar
1	Excel	Klicke auf ersten Datensatz	0,5 Min
2	Excel	Kopieren der Aufgabennummer	0,5 Min	Ja
3	Outlook	Wechsel zu Outlook	0,5 Min	Ja
4	Outlook	Neue E-Mail erstellen	0,5 Min	Ja
5	Outlook	Auswahl des Empfängers	1,0 Min	Ja
6	Outlook	Betreff-Text schreiben	1,0 Min	Ja
7	Outlook	Aufgabennummer einfügen	0,5 Min	Ja
8	Excel	Wechsel zur LOP	0,5 Min	Ja
9	Excel	Kopieren der Aufgabenbeschreibung	0,5 Min	Ja
10	Outlook	Wechsel zu Outlook	0,5 Min	Ja
11	Outlook	Einfügen der Aufgabenbeschreibung in den Betreff	1,0 Min	Ja
12	Outlook	Schreiben der Mail bzgl. Statusanfrage mit Anrede	3,0 Min	Ja
13	Outlook	Einfügen der Aufgabenbeschreibung	0,5 Min	Ja
14	Outlook	Ergänzen des Zieltermins für die Statusrückmeldung	1,0 Min	Ja
15	Outlook	Senden der E-Mail	0,5 Min
16	Excel	Wechsel zur LOP	0,5 Min
17	Excel	Ergänzen des Updatetermins für die Statusanfrage	0,5 Min	Ja
		Gesamtaufwand	11,5 Min

In dieser Betrachtung würden bei 17 Schritten ein Aufwand von 11,5 Minuten anfallen. Mit einer Automatisierung wäre eine Einsparung von 14 manuellen Schritten mit einem Aufwand von 10 Minuten möglich.

Das wäre eine zeitliche Einsparung von 87 %.

Angenommen pro Woche (50 Wochen in Jahr) wird bei 20 Punkten über diesen Weg der Status abgefragt, dann ist eine zeitliche Einsparung pro Jahr von über 20 Arbeitstagen möglich.

Also quasi ein ganzer Arbeitsmonat!

Es gibt hier natürlich unterschiedliche Ansätze wie diese Abfrage durchgeführt werden kann. Nachfolgend beschreibe ich die Lösung mit einem Makro, das in der Exceldatei beinhaltet ist.

Ein Königreich für ein Makro 😉

Der Vorteil des Makros ist die Verwendbarkeit in jeder Vorlage, gleich welcher Methodik. Die Nutzung von Makros muss im Unternehmensumfeld erlaubt sein.

Nehmen wir nun folgende Vorlage:

Nachdem der Datensatz markiert wurde, wird nun das Makro im oberen Bereich aufgerufen:

Das Makro lädt damit die notwendigen Daten aus der Exceldatei und öffnet eine neue E-Mail und ergänzt die Information.

Je nach Eskalationsgrad, kann eine andere E-Mailvorlage verwendet werden:

Die Unterschiede der beiden Vorlagen sieht man hier:

Bei der „energischen“ Vorlage, wird auch eine Lesebestätigung gesetzt:

Diese ganzen Schritte erledigt das Makro mit nur einen Klick.

Wie sieht dieses Makro aus?

Anbei seht ihr das Beispiel, wie dieses Makro aussehen würde:

Sub Mail_Status_Abfrage()

	
    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object
    Dim rng As Range
    Dim strBody As String
    
    ' Definieren der markierten Zeile
    Set rng = Selection
    
    ' Erstellen der E-Mail-Anwendung
    Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
    
    ' Betreff befüllen
    strSubject = "Statusanfrage Pkt " & rng.Cells(1, 1).Value & " | " & rng.Cells(1, 5).Value
    
    
    ' Bodytext befüllen
    strBody = "Hallo " & rng.Cells(1, 8).Value & ", <br><br>"
    strBody = strBody & "ich bräuchte bitte den aktuellen Stand zu dem Punkt <b>" & rng.Cells(1, 1).Value & ", " & rng.Cells(1, 5).Value & "</b><br>"
    strBody = strBody & "In dem Punkt ging es darum: <br><br>"
    strBody = strBody & "<b>" & rng.Cells(1, 6).Value & "</b><br><br>"
    strBody = strBody & "Und die geplanten nächsten Schritte bis zum <b>" & rng.Cells(1, 10).Value & " </b> waren: <br>"
    strBody = strBody & "<b>" & rng.Cells(1, 7).Value & "</b><br><br>"
    strBody = strBody & "Schicke mir bitte doch bitte ein kurzes Feedback dazu zurück. <br><br>"
    strBody = strBody & "Danke schon mal vorab und viele Grüße <br><br>"
    strBody = strBody & "Bernhard <br><br>"
    
    
    ' Setzen den E-Mail-Body als HTML
    OutMail.HTMLBody = strBody
    
    ' Öffnen der E-Mail
    OutMail.Display
    
    ' Aufräumen
    Set OutMail = Nothing
    Set OutApp = Nothing
    Set rng = Nothing

End Sub

Keine Angst, ihr müsst jetzt nicht VBA lernen (aber zumindest ein kleines Grundverständnis ist hilfreich 😉 ).

ChatGPT hilft bei der Makro Erstellung

Um nicht selbst das Marko erstellen zu müssen, könnt ihr ChatGPT nutzen. Die Erstellung des Prompts ist im Grunde simpel. Es wird sich einfach an die obige Schrittfolge orientiert. Damit könnt Ihr problemlos das Makro mit einer individuellen Abfolge und Vorlagen selbst erstellen.

Der Prompt beginnt dabei immer mit:

Erzeuge mir ein VBA Makro für Excel mit folgendem Ablauf und einer Anleitung wie ich diese einbinden kann.

und danach die Schrittfolge:

1. Öffne eine neue E-Mail 
2. Verwende als Empfänger den Eintrag der aktuell markierten Zeile aus der Spalte <Bezeichnung>
3. Verwende als Betreff den Text "Statusabfrage " und den Inhalt der aktuell markierten Zeile aus der Spalte <Bezeichnung> 
4. ....
5. ....
6. ....

16. Aktualisiere die Spalte <Bezeichnung> der aktuell markierte Zeile mit den Tagesdatum
17. Bringe die Mail in den Vordergrund

Was ist, wenn Makros nicht erlaubt sind?

Auch hier gibt es die Möglichkeit einer Einsparung. Die Lösung ist auch sehr simpel. Im Grunde werden 3 Hilfsspalten in der LOP erzeugt.

• Empfänger
• Betreff
• Body Text

und dort wird der Text generiert, den auch das Makro generieren würde. Diese Spalten können dann mit Copy und Paste in die Mail eingefügt werden.

Betrachtet man damit die obige Tabelle, wären die Schritte wie folgt:

Schritt	Software	Tätigkeit	Aufwand
1	Excel	Klicke auf ersten Datensatz	0,5 Min
2	Excel	Kopiere Hilfsspalte 1 (Empfänger)	0,5 Min
3	Excel	Kopiere Hilfsspalte 2 (Betreff)	0,5 Min
4	Excel	Kopiere Hilfsspalte 3 (Body Text)	0,5 Min
5	Outlook	Wechsel zu Outlook	0,5 Min
6	Outlook	Neue E-Mail erstellen	0,5 Min
7	Outlook	Füge über die erweiterte Zwischenablage den Inhalt der Hilfsspalte 1 (Empfänger) ein	0,5 Min
6	Outlook	Füge über die erweiterte Zwischenablage den Inhalt der Hilfsspalte 2 (Betreff) ein	0,5 Min
7	Outlook	Füge über die erweiterte Zwischenablage den Inhalt der Hilfsspalte 3 (Body Text) ein	0,5 Min
14	Outlook	Ergänzen des Zieltermins für die Statusrückmeldung	0,5 Min
15	Outlook	Senden der E-Mail	0,5 Min
16	Excel	Wechsel zur LOP	0,5 Min
17	Excel	Ergänzen des Updatetermins für die Statusanfrage	0,5 Min
		Gesamtaufwand	6,5 Min

Im Vergleich zu den obigen 11,5 Minuten ergibt sich also eine Einsparung 5 Minuten was wiederum 44% entspricht.

Betrachten wir wieder die 50 Wochen und die 20 Abfragen pro Woche, ergibt das eine Einsparung von über 10 Tagen pro Jahr. Also zwei Arbeitswochen …

Wie erstellt man Hilfsspalten?

Im Grunde ist diese Hilfsspalte nur eine Kombination von anderen Spalten:

Am Beispiel des Betreffs lautet die Formel:

="Statusabfrage Pkt: " &A3& "| " &E3