KI-Praxis-Check: Apollo – Urlaub ohne Schuld und Sühne

Warum nicht den eigenen Urlaub mit KI im Projekt planen?

Basierend auf dem Vortrag vom 24.07.2025 „Wenn die Projektleitung Urlaub macht: Zwischen Stress, Angst und Rückkehrchaos“, ist dieses angepasste GPT entstanden, um euch bei der Urlaubsplanung im Projektkontext zu unterstützen.

Die Unterlagen des Vortrages findest Du hier.

Du hast noch keinen Zugriff auf das GPT?
👉 Den Zugriff kannst du ganz einfach über diesen Link beantragen.

Grundlage für die Planung ist folgender Ablauf aus dem Vortrag:

So einfach funktioniert die Urlaubsplanung mit dem angepassten GPT

Der Ablauf ist denkbar einfach.
Über den bereitgestellten Link erhältst du Zugriff auf das Tool und wirst direkt zur folgenden Einstiegsmaske weitergeleitet:

Du kannst direkt mit dem geplanten Urlaubszeitraum starten:

Ich möchte vom 01.01.2026 bis 28.02.2026 in den Urlaub gehen

Danke für die Info! Bevor wir mit der Rückplanung für deine Urlaubsvertretung starten, würde ich gern wissen:
In welcher Rolle bist du aktuell im Projekt tätig? (z. B. Projektleiter:in, PMO, Teilprojektleiter:in, Fachexperte etc.)

Diese Information hilft mir, die Übergabeplanung präzise und praxisnah auf deine Verantwortlichkeiten zuzuschneiden.

Ich bin als PM tätig

Perfekt, danke dir!

Da du als Projektmanager:in tätig bist und vom 01.01.2026 bis 28.02.2026 in den Urlaub gehen möchtest, plane ich jetzt mit dir rückwärts ab dem Urlaubsbeginn.

Zunächst ein kurzer Hinweis: Dein Urlaub beginnt in ca. 5 Monaten. Das ist sehr gut – wir können alle vorbereitenden Schritte stressfrei und systematisch durchlaufen.

Rückwärtsplanung für deine Urlaubsvertretung

✅ Jetzt sofort (5 Monate vorher):

  • Start des Planungsprozesses ✅

🗓 4 Monate vor Urlaub (Anfang September 2025)

  • 📅 Kalenderblocker für die letzten zwei Wochen vor dem Urlaub (15.12.–31.12.2025) erstellen
    👉 Ich erstelle dir dafür gleich eine .ics-Datei.
  • 🔍 Worst-Case-Szenario durchspielen (z. B. wenn deine Vertretung kurzfristig ausfällt)
  • 🛡 Maßnahmen für den Worst Case definieren
  • 👥 Vertretung benennen und Management-Backup sichern
  • 📆 Urlaubsüberschneidungen bei Key-Stakeholdern prüfen

Lass uns mit dem 4-Monats-Punkt starten:

1. Wer könnte deine Vertretung übernehmen?
2. Gibt es Urlaubszeiten anderer Schlüsselpersonen, die bekannt sind und mit deinem Urlaub kollidieren könnten?

Sobald du mir das sagst, kümmere ich mich im Anschluss um deinen Kalenderblocker für die letzten 2 Wochen.

Herbert Immerda wäre meine Vertretung und der Sponsor auf Kundenseite des Projektes ist vom 01.02.2026 bis 10.02.2026 ebenfalls im Urlaub

Sehr gut, danke für die Details!

Hier ist der aktuelle Status deiner 4-Monats-Vorbereitungen:

✅ 4 Monate vor dem Urlaub (Anfang September 2025)

✅ Vertretung benannt:

  • Herbert Immerda wird deine Vertretung sein.

➡️ To Do: Management-Backup und Absegnung der Vertretung einholen. (Falls noch nicht geschehen, Termin zur Absprache mit Herbert und ggf. Linie/PMO vereinbaren.)

⚠️ Urlaubskollision identifiziert:

  • Sponsor auf Kundenseite ist vom 01.02. bis 10.02.2026 abwesend.

➡️ Empfehlung:
Plane wichtige Entscheidungen und Eskalationen um diesen Zeitraum herum oder stimme dich mit der Stellvertretung des Sponsors ab, falls es eine gibt.

🛡 Worst-Case-Szenario:

Stelle dir vor, Herbert fällt kurzfristig krankheitsbedingt aus.
➡️ Frage:
Wen könntest du als Backup für Herbert benennen? Alternativ: Welche Maßnahmen könnten greifen, um den Ausfall abzufedern?

📅 Kalenderblocker für 15.12.–31.12.2025

Ich erstelle dir jetzt eine iCal-Datei, die für jeden Werktag vom 15. bis 31. Dezember 2025 einen Blocker von 07:00 bis 19:00 Uhr setzt. Damit hast du die Zeit reserviert, um alles in Ruhe vorzubereiten.

👉 Ich kümmere mich darum – einen Moment.

Hier ist die ICS-Datei mit Kalenderblockern für jeden Werktag vom 15. Dezember bis 31. Dezember 2025, jeweils von 07:00 bis 19:00 Uhr. Du kannst sie direkt in deinen Kalender (z. B. Outlook oder Google Calendar) importieren.

✅ Nächste Schritte bei 4‑Monats-Vorbereitung

  1. Backup für Herbert benennen
    Wer kann Herbert im Notfall vertreten?
  2. Absegnung der Vertretung durch Management/PMO sichern
    Termin vereinbaren, damit Herbert offiziell bestätigt ist.
  3. Stakeholder-Check:
    Möchte der Sponsor eine Vertretung benennen oder kann Herbert in seinem Urlaub vollständig übernehmen?

Wenn du mir nennst, wen du als Backup für Herbert vorsiehst, kann ich direkt die nächsten Schritte ins Review‑Pack integrieren.

Im weiteren Dialog führt dich das System Schritt für Schritt durch die Planung und du kannst es dabei ganz flexibel als Sparringspartner nutzen.

Auch die Urlaubsplanung für deine Mitarbeitenden lässt sich damit effizient vorbereiten.

💬 Fragen, Anregungen oder Ideen?
Immer her damit – ich freue mich auf euer Feedback!

Die bisherigen Ideen für das Backlog sowie bereits umgesetzte Änderungen findest du auf der folgenden Seite….

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