Dieser Use-Case ist auf dem PM-Forum 2024 im Workshop 2 entstanden und stellt das Handling von Maßnahmen im Stakeholdermanagement dar.
Grundsätzlich kann eine Automatisierung bei der Messung der Maßnahmenumsetzung sehr behilflich sein.
Jedoch ist für eine vorherige Bewertung – ob Maßnahmen notwendig sind – AI ein interessanter Ansatz.
Der Use-Case 9 (WS2) Stimmung im Projektteam abfragen ähnelt diesen Use-Case, hat aber noch die Komponente der Abfrage der Stimmung der Stakeholder. Diese beiden Use-Case können sehr gut kombiniert werden.
Prozessschritte und Lösungsansatz
| Schritt | Beschreibung | Automatisierung | Info |
|---|---|---|---|
| 1 | Stakeholderanalyse erstellen | Bedingt | Je nachdem wie die Stakeholderanalyse durchgeführt wird, gibt es Möglichkeiten der Unterstützung. Als erstes müssten die Kriterien zur Stakeholderanalyse definiert werden und damit die messbaren Bereiche und wie die Daten dafür erhoben werden können. Ich würde hier eher eine Unterstützung sehen und zwar in der Art, dass die Automatisierung in den Bereichen Erhebung und der Auswertung unterstützt. Ein vollumfängliche automatisierte Stakeholder Analyse wäre aber ein interessantes Projekt 😉 |
| 2 | Maßnahmen definieren (SMART) | Bedingt | Für Maßnahmenvorschläge kann sehr gut ChatGPT herangezogen werden. Gibt es Vergleichswerte aus anderen Projekten, kann damit sogar ein erster Entwurf für einen Maßnahmenkatalog vorgeschlagen werden. Jedoch sind hier die bestehenden Datengrundlagen sehr wichtig. Wichtig dabei ist die Messbarkeit der Maßnahme (SMART) |
| 3 | Maßnahmen durchführen | Bedingt | Je nach Maßnahme kann diese ggf. automatisiert werden. |
| 4 | Erfolg der Maßnahmen messen | Bedingt | Hier kommt es darauf an, wie die Maßnahme messbar ist. Als Beispiel: – Maßnahme -> jeden Tag mit Stakeholder XYZ telefonieren und sein persönliches Befinden abfragen. Damit dieses hier messbar wird, müsste einerseits das Gespräch messbar protokoliert werden (z.B. über Auswertung Outlook) und das persönliche Befinden des Stakeholders abgefragt werden. Am 20.03.2024 hatte ich dazu ein Webinar bei der GPM und dort habe ich mehrere Möglichkeiten aufgezeigt. Die entsprechende Unterlagen sind hier. |
| 5 | Auswirkungen auf Projekt feststellen | Bedingt | Das ist nur möglich, wenn die Auswirkungen vorher definiert wurden. Im Grunde ist es nichts anderes als eine Risikobewertung, die im Vorfeld durchgeführt wird. Sind die Kriterien entsprechend messbar definiert und die Daten vorhanden, kann diese Bewertung automatisiert vorgenommen werden. Im Grunde bewegen wir uns dann im Bereich Data Driven PM. |
| 6 | Stakeholder Analyse aktualisieren | Bedingt | Siehe Punkt 1. Es hängt immer von der Messbarkeit und der Datenqualität der Aktionen ab. |
Terminauswertung in Outlook
Ein Beispiel wie eine Auswertung in Verbindung mit Outlook aussehen könnte
(aus dem Webinar vom 20.03.2024):
Folgende Auswertungen können damit erstellt werden:
Ausflug in die Vergangenheit
Eine alte (nicht mehr bekannte) Technik war die Angabe der Information über die Einstellung des Stakeholders zum Thema nach diesem Verfahren:
Je nach eigener Wahl stand die Information für Positiv oder Negativ mit der Angabe des Agendapunktes ober- oder unterhalb des Namens. Das ganze wurde dann im Zeitplaner in der Verlaufsübersicht händisch eingetragen.
Diejenigen, die mit Helfrecht, Timesystem, etc. groß geworden sind, dürften das noch kennen 😉