Dieser Use-Case ist auf dem PM-Forum 2024 im Workshop 2 entstanden und stellt das Handling des Trackings der Statusmeldung dar.
Leider ist die Bearbeitung von PPT Dateien in Power-Automate noch nicht so „elegant“ möglich und damit wäre es ein sehr großer Aufwand diesen Weg zu gehen. Tauscht man jedoch die PPT gegen eine XLS und aus der XLS wird zum Schluss die PPT generiert, ist der Use-Case leicht umzusetzen.
Prozessschritte und Lösungsansatz
Für diesen Use-Case habe ich 4 Workflows dargestellt:
- Der erste Workflow versendet das Template an die PL
- Der zweite Workflow überwacht die Änderungen
- Der dritte Workflow erzeugt die PPT via Makro
- Der vierte Workflow sichert die Dateien für den Vergleich in der nächsten Periode
Workflow 1 – Versendung der Templates
Workflow 2 – Überwachung der Änderungen
In diesem Workflow werden die Änderungen geprüft und ggf. E-Mails an den PL gesendet:
Dieser Ablauf kann komplett in Power-Automate stattfinden.
Workflow 3 – Erzeugung der PPT via Makro
Dieser Workflow erzeugt pro XLS Dokument eine PPT, um den Projektstatus zu erzeugen. Dabei werden die Informationen aus der XLS in das passende Feld in Powerpoint geschrieben.
Jedes Element einer Powerpoint Datei hat einen Namen bzw. eine ID. Nur ist die Funktion so versteckt, dass man sehr lange danach suchen muss. Die Anleitung wie Ihr den Auswahlbereich aktiviert, findet Ihr hier.
Nehmen wir ein einfaches Beispiel und zwar eine Powerpoint Seite, die nur aus einer Überschrift und einen Textbereich entsteht:
und eine XLS Datei, die in der Zelle 2A den Titel hat, in der Zelle 2B den Textbereich, den Projektnamen in der Zelle 2C und das Budget in der Zelle 6D aufzeigt:
Dafür lassen wir uns nun ein Script via ChatGPT erstellen:
Erstelle mir ein VBA Script für Excel mit der entsprechenden Anleitung für das Einfügen des Scriptes mit folgenden Ablauf:
1. Kopiere den Inhalt der Zeile 2, Spalte C in die Variable Projektname
2. Kopiere die Datei <psr_report.pptx> aus dem Ordner <Quellordner> in den Ordner <Zielordner> und ändere den Dateinamen auf "Temp".pptx. Ersetze "Projektname" dabei mit den Inhalt der Variable Projektname
2. Öffne die Powerpoint Datei
3. Ersetze auf der Folie 1 den Auswahlbereich "Titel" mit den Inhalt der Zeile 2, Spalte A
4. Ersetze auf der Folie 1 den Auswahlbereich "Textbereich" mit den Inhalt der Zeile 2, Spalte B
5. Ersetze auf der Folie 1 den Auswahlbereich "Budget" mit den Inhalt der Zeile 6, Spalte D
6. Speichere die Powerpoint ab
7. Schließe die Powerpoint
Damit nun nicht jede Datei einzeln angeklickt werden muss, kann dieses Makro aus der Übersichtsdatei aufgerufen werden und dann jede Datei einzeln öffnen, die PPT erstellen und dann wieder schließen.
Workflow 4 – Archivierung der Daten für den nächsten Vergleich
Nachdem die Prüfungen und Aktualisierungen abgeschlossen sind, wird mit diesem Workflow die Datensicherung durchgeführt. Diese Daten werden im nächsten Monat für den Vergleich wieder herangezogen.
