Dieser Use-Case ist auf dem PM-Forum 2024 im Workshop 2 entstanden und stellt das Handling der Dokumentensuche, -Review und -Freigabe dar.
Im Grunde sind es 3 Workflows:
- Dokumentensuche -/identifikation
- Internes Review
- Freigabe der Dokumente
Prozessschritte und Lösungsansatz
Workflow 1 – Dokumentensuche -/identifikation
Dieser Workflow ähnelt sehr stark der Variante Use-Case 6 (WS1) Übergreifende Suche, denn hier ist das gleiche Problem mit der Suche nach den richtigen Dokumenten dargestellt.
Im Grunde ist der erste Schritt, die richtige Menge zu finden und zu definieren.
Workflow 2 – Internes Review
Es gibt dafür verschiedene Lösungsmöglichkeiten. Jedoch muss im Vorfeld auch der Verteilerkreis definiert sein. Entweder als Gruppenmodell (z.B. Gruppe Vertrieb kümmert sich um Freigaben von Dokumenten mit vertrieblichen Charakter …) oder als feste Zuweisung. Diese Liste kann im Vorfeld in XLS angelegt werden und ist Basis für den Genehmigungsworkflow für die Auswahl der Personen.
Variante 1 – über Genehmigungsworkflow Teams
Über den Genehmigungsworkflow können direkt Prüfungen und Freigaben (sogar mit digitaler Signatur) eingefordert werden. Eine Anleitung dafür findet Ihr hier.
Variante 2 – Über Power-Automate mit Prüfung der zugewiesen Personen
Es gibt in Power-Automate schon eine sehr große Menge an vorgefertigten Freigabe- und Genehmigungsworkflows. Hier ist es am Einfachsten mit einer Vorlage zu beginnen:
Workflow 3 – Freigabe
Dieser Workflow verhält sich im Grunde wie Workflow 2, nur dass er erst dann starten kann, sobald der 2. Workflow abgeschlossen ist.