Rückblick: Automatisierung im Projektmanagement – Webinar vom 24. Januar 2024
Am 24. Januar 2024 fand das GPM-Webinar „Automatisierung im Projektmanagement“ statt. Die Veranstaltung bot tiefgehende Einblicke in die Optimierung der täglichen PM-Routineaufgaben durch den Einsatz moderner Automatisierungstools und -methoden.
Highlights des Webinars:
- Typischer Projektmanager-Alltag: Der Vortrag begann mit einer detaillierten Darstellung eines typischen Wochenplans eines Projektmanagers. Von der Planung und Koordinierung am Montag bis zur Berichterstattung und Vorbereitung auf die nächste Woche am Freitag wurden die zeitaufwendigsten Aufgaben identifiziert.
- Zeit- und Kostenanalyse: Anhand einer Kostenanalyse wurde aufgezeigt, dass ein Projektmanager im Durchschnitt 48,11 Tage pro Jahr nur für die Bearbeitung der Liste offener Punkte (LOP) aufwendet. Dies entspricht Kosten von über 13.000 € jährlich. Diese Berechnungen unterstreichen das enorme Einsparpotenzial durch Automatisierung.
- Automatisierungspotenziale: Es wurde erläutert, welche PM-Aufgaben sich besonders gut für die Automatisierung eignen. Dazu gehören unter anderem die Verwaltung von LOPs, Risikoregister, Stundenreports, Statusabfragen und Projektchecklisten.
- Werkzeuge zur Automatisierung: Die Teilnehmer erhielten eine Einführung in verschiedene Automatisierungswerkzeuge wie VBA Makros, Power Automate, Power Query und AI-Tools. Diese Tools ermöglichen die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und die Integration von Daten aus verschiedenen Quellen.
- Praxisbeispiele: Ein praktisches Beispiel zeigte die Automatisierung der LOP-Verwaltung mittels Excel und VBA. Dabei wurden unter anderem E-Mails automatisch generiert und Rückmeldungen der Teammitglieder effizient verarbeitet. Die Live-Demonstrationen veranschaulichten die Zeitersparnis und die Erhöhung der Datenqualität durch automatisierte Prozesse.
- Power Automate Cloud vs. Desktop: Es wurden die Unterschiede zwischen der Cloud- und der Desktop-Version von Power Automate erläutert. Während die Cloud-Version sich gut für übergreifende Aktivitäten eignet, bietet die Desktop-Version mächtige Automatisierungsfunktionen für klassische Desktop-Prozesse.
Erkenntnisse und Diskussion:
- Zeitfresser identifizieren: Die Teilnehmer diskutierten, welche Aufgaben in ihrem Projektmanagementalltag besonders zeitaufwendig sind und wie diese durch Automatisierung verbessert werden können.
- Effizienzsteigerung: Die vorgestellten Automatisierungslösungen zeigten, wie manuelle Prozesse durch einfache Scripts und Workflows erheblich beschleunigt werden können.
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