Es ist immer wieder eine schwierige Diskussion, wenn es darum geht wo die Zeiten im Projekt oder in der täglichen Arbeit hingehen:
- Sind alle Stunden produktiv?
- Wie viel Zeit lief in Projekt A, B, C..
- Wie oft hatte ich Kontakt zu meinen Stakeholdern?
- Wo gehen meine Aufwände hin?
- usw…..
Selbst bei ordnungsgemäßer Zeiterfassung passen die Werte oft nicht, da die Zeiterfassung meistens am Ende der Woche oder -noch schlimmer- am Ende des Monats durchgeführt wird.
Auch bei einer täglichen Zeiterfassung ist es nur mit hohem Aufwand (oder entsprechenden Tools) möglich die Einzelaufwände entsprechend passgenau zuzuordnen.
Schnell mal eine Kategorie 😉
Dabei ist eine mögliche Lösung die Verwendung von Kategorien in Outlook. Diese Funktionalität gibt es seit Outlook 2007 und damit seit über 17 Jahren.
Im Grunde ist jede Tätigkeit entweder ein Termin oder eine E-Mail, die geschrieben wird. Selbst ein Anruf ist ein Termin bzw. die Zusammenfassung des Anrufes in einer E-Mail.
Damit kann ein Großteil der Tätigkeiten auf diese beiden Kommunikationswege für eine Protokollierung herangezogen werden.
Verwendet man nun die Kategorien, die individuell hinterlegt werden können:
ist es möglich die Stundenaufwände und die daraus zu berechnenden Aufwände (sogar mit Einschränkungen für Garantieleistungen) direkt in der Mail oder dem Termin anzugeben.
Der Vorteil dabei ist, dass diese Angabe immer individuell gesetzt werden kann. Auch bekommt der Empfänger des Termins oder der E-Mail diese Information nicht überliefert.
Die E-Mails und die Termine können über die Suche als Suchergebnis mit der Angabe der Kategorien nach Excel exportiert werden.
Exportbeispiel aus Outlook nach Excel
Im der Spalte Kategorien sind die einzelnen Einträge per Semikolon getrennt dargestellt. Ihr findet weiter unten noch einen Downloadlink für eine Muster-Exceldatei, mit der diese Daten aufbereitet werden können. Darin ist auch die Darstellung für den Leistungsnachweis zu finden:
Im Grunde kann damit die komplette Kette bis zur Rechnung (bzw. den Importsatz für das ERP-System zur Rechnungserstellung) bedient werden:
MS Copilot für die Erkennung des Ausgabeformates
Es gibt übrigens auch die Möglichkeit mit MS Copilot in Excel die gewünschte Exportdatei (z.B. ein CSV oder XML File für das ERP System) analysieren und basierend darauf eine Abfrage mit der PowerQuery erstellen zu lassen.
Aufwände vs. Einstellung der Stakeholder
Kombiniert man die Informationen die bei der Protokollerstellung verfügbar sind (Haltung zum Projekt, Einstellung zum Task XYZ, Performance, usw.) erhält man auch eine Analyse der Aufwände und wie sich daraus die Einstellung der Stakeholder verändert hat.
Gerade bei Budget Diskussionen sind solche Zahlen sehr wertvoll, da man hier konkrete Aussage zu den Aufwänden und den daraus erreichten Ergebnis geben kann.